Paragraaf Bedrijfsvoering

De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de jaarrekening is verschoven
Niet de accountant, maar het college is verantwoordelijk voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Dat komt door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college van burgemeester en wethouders legt daarmee verantwoording af aan de gemeenteraad.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 is het college verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording is aangegeven dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties relevante wet- en regelgeving naleeft binnen de door de raad gestelde kaders. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. 

De bevinding van de rechtmatigheidsverantwoording is dat de verantwoorde baten, lasten en de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens (1% van al de lasten, afgerond € 2 miljoen), maar dat de onrechtmatigheid wel acceptabel is. Het totaal aan onrechtmatigheden bedraagt € 7.2 miljoen. Conform de Kadernota rechtmatigheid en op basis van de afspraken met de raad worden de afwijkingen boven de rapportagegrens (€ 75.000) hieronder toegelicht:

Het begrotingscriterium is geanalyseerd op het autorisatieniveau van de raad, zoals deze in de financiële verordening vastgelegd is. Dit betekent dat over- en onderschrijdingen van baten en lasten geanalyseerd dienen te worden voor de productgroep 1.1, programma’s 1 tot en met 4, programma 5 per productgroep en algemene dekkingsmiddelen.

Wanneer overschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn, bijvoorbeeld wanneer deze gerelateerd zijn aan open einde regelingen, tijdig gemeld zijn aan de raad, of voortvloeien uit bestaand beleid hoeven deze volgens de kadernota rechtmatigheid 2024 niet toegelicht te worden.
Wij zien de volgende overschrijdingen van lasten (€ 6.390.000) op programma's en investeringsbudgetten (€ 863.000) die gerapporteerd (groter dan € 75.000) dienen te worden:

• € 929.000 overschrijding op productgroep 1.1, dit betreffen de wethouderspensioenen en een overschrijding op contributies.
• € 3.612.000 overschrijding op (exclusief 1.1) programma 1, dit betreft met name de boekingen SISA-regelingen Oekraïne. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid de onrechtmatigheid acceptabel.
• €. 1849.000 overschrijding op lasten op productgroep 5.2 Maatwerkvoorzieningen. Dit betreffen kosten die gerelateerd zijn aan open einde regelingen binnen het sociaal domein. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2024 de onrechtmatigheid acceptabel.
• € 863.000 overschrijding op kredieten programma 2. Dit betreft de investeringskredieten Havenkwartier Balk, Herinrichting Haulsterweg/Jousterweg Haskerhorne en de fietsveiligheidsmaatregelen. Voor deze kredieten geldt dat, tegenover de gemelde overschrijding inkomsten verwacht worden die deze overshcrijding dekken. De overschrijding is passend binnen de bestaande plannen. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2024 deze onrechtmatigheid acceptabel.

Voor onderschrijdingen op lasten en afwijkingen op de baten geldt dat, mits tijdig gemeld, deze niet onrechtmatig zijn. Wij zien in alle programma’s onderschrijdingen op eenmalige kredieten. Deze kunnen, wanneer gedurende het jaar uitgegeven is op dit krediet, niet eerder overgeheveld worden naar het volgende jaar. Het overhevelen van kredieten naar een volgend jaar is in lijn met de werkwijze van afgelopen jaren. Het informeren over de onderschrijding bij het verstrekken van de jaarrekening wordt hierdoor gezien als tijdig gemeld en daarmee zijn de onderschrijdingen van lasten en afwijkingen op baten rechtmatig.

In de uitgevoerde interne controles is een aantal fouten (onrechtmatigheden) vastgesteld in het proces van inkoop- en aanbestedingen. De fout bedraagt € 179.185 en is veroorzaakt door een doorlopende fout uit 2022, en twee bestedingen die de Europese drempel overschrijden. Twee van de drie overeenkomsten zijn afgerond en zullen vanaf 2025 niet meer onrechtmatig zijn. De derde wordt in 2025 actie op ondernomen en worden de bestedingen gedurende het jaar gemonitord.

Afgelopen jaar is een forse verbeteringsslag doorgevoerd op kwaliteit van Inkoop en aanbesteden. Voorbeelden zijn een vernieuwd inkoopbeleid, het implementeren van een centraal contractbeheersysteem, monitoring middels een live spend-analyse en het voeren van periodieke gesprekken over inkopen door de gehele organisatie. Deze beheersmaatregelen zorgen voor meer bewustzijn over inkoopwet- en regelgeving in de organisatie, wat uiteindelijk zorgt voor rechtmatige inkopen.